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Medimail est une Messagerie Sécurisée de Santé. Medimail est un service simple à utiliser :
De plus, Medimail évolue pour s’inscrire dans le référentiel national pour être MSSanté Compatible.
Medimail s'appuie sur le concept du coffre-fort électronique qui joue le rôle de tiers de confiance entre l'expéditeur et le destinataire.
Je peux recevoir un mail m'informant qu'une enveloppe Medimail m'a été transmise ou je me connecte directement au service. La première fois, la démarche est la même : Tous les navigateurs classiques, tels Internet Explorer, Firefox, Chrome ou Safari sont supportés dans des versions récentes.
Le MiPih travaille avec l'ASIP pour se positionner comme Opérateur de Messagerie MSSanté Compatible avec sa solution Medimail. Le MiPih propose aux éditeurs de logiciels médicaux des fonctionnalités pour leur permettre d’intégrer directement les documents reçus via Medimail. Le MiPih est un Groupement d’Intérêt Public agréé hébergeur de données de santé. Ainsi, les informations sont protégées conformément à l'éthique médicale et à la déontologie professionnelle. C'est la traduction dans l'espace numérique du secret médical, c'est à dire du caractère confidentiel des informations. Une empreinte numérique identifie le document et garantit qu’aucune modification volontaire ou involontaire n’a eu lieu pendant son transfert. Les établissements peuvent utiliser Medimail de manière classique en se connectant au portail Medimail. Ils ont aussi la possibilité d’intégrer Medimail à leur serveur de messagerie et à leur DPI (Dossier Patient Informatisé). Plus d'information sur l'espace établissement. Le service Medimail vous informe par une notification reçue sur votre mail habituel que quelqu’un vous a écrit. En cliquant sur le lien présent dans la notification, vous pourrez vous inscrire et lire votre message si vous ne possédez pas encore votre compte Medimail. Si vous possédez déjà un compte Medimail, il vous suffit d'entrer le mot de passe associé dans le champ « Mot de passe ». En fonction des informations renseignées lors de votre inscription, votre compte sera soumis à une validation auprès d'une structure de rattachement pour être certifié. Si les informations données ne sont pas suffisantes pour vous rediriger vers une structure, vous serez catégorisé comme utilisateur orphelin avec des droits limités. L'administrateur de la structure, qui a hérité de votre compte, est chargé de gérer ses utilisateurs, d'attribuer un nombre d'enveloppes, de mettre à jour des informations, de réinitialiser les mots de passe, etc. Dans un premier temps, le compte créé aura un statut « en attente de validation ». L'administrateur de la structure devra contrôler vos informations afin de vous accepter ou vous rejeter. Sans être rattaché à une structure, votre compte ne peut que répondre à l’expéditeur d’une enveloppe et pourra toujours recevoir des enveloppes sans limitation. L’annuaire ne sera pas non plus accessible. Pour obtenir un quota plus élevé d'envois, il vous faut contacter votre référent afin de régulariser votre situation. Un compte certifié (validé) peut : Un compte non validé : C'est un des points forts de Medimail. Medimail permet de communiquer de manière sécurisée des dossiers sensibles sur un périmètre élargi à d'autres sphères. Voici comme exemple, une liste basée sur les besoins recensés pour le CHU de Toulouse :
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Il suffit de cliquer sur le lien « Vous n'arrivez pas à accéder à votre compte ? » de l’écran de connexion. Une série de questions vous permettra de ré-initialiser votre mot de passe :
Pour un accès simplifié et facile à mémoriser, votre mail habituel est utilisé comme identifiant de connexion. La première information importante qui vous est demandée est l'adresse mail que vous voulez rattacher à votre compte Medimail. C'est cette adresse qui vous servira d'identifiant. C'est aussi à cette adresse que seront envoyées les différentes notifications Medimail, en particulier celles annonçant la réception d'enveloppes. Veillez à bien écrire cette adresse dans le champ correspondant et à la vérifier. Si vous vous inscrivez en ayant suivi le lien présent dans une notification de réception, vous ne pourrez pas modifier l'adresse : c'est celle où vous avez reçu cette notification. Si l'adresse mail fournie n'est pas valide (compte inexistant) ou si la boîte de réception correspondante est pleine, vous ne recevrez pas de notifications :
L’accès au service Medimail s’utilise par Internet. Vérifiez que votre accès fonctionne et si medimail.mipih.fr ne répond pas, contactez le support technique. Medimail limite le nombre de tentatives de connexion avec un mauvais mot de passe.
Le mot de passe, associé à votre adresse mail, vous permettra de vous identifier pour accéder à votre compte Medimail. Il doit être robuste et fiable pour limiter les risques d'usurpation d'identité. Un calcul de robustesse est effectué et est représenté sur une jauge. Un mot de passe de niveau insuffisant ne sera pas accepté. Votre mot de passe doit comporter au minimum 7 caractères, mélanger lettre(s) et chiffre(s), et posséder au moins une majuscule ou un caractère non alphanumérique. Pour augmenter la robustesse de votre mot de passe, nous vous conseillons de suivre ces quelques règles :
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À tout moment, vous pouvez modifier les données personnelles de votre compte Medimail. L'adresse mail est une clé unique et non modifiable dans le fonctionnement de Medimail. Si vous souhaitez changer l’adresse e-mail de votre compte MEDIMAIL, vous devez en exprimer la demande par l’envoi d’une enveloppe MEDIMAIL effectué à partir du compte concerné. « Je soussigné, à compléter, déclare vouloir modifier l’adresse e-mail de mon compte MEDIMAIL. J’atteste que les données renseignées ci-dessous sont conformes. Nom Prénom : à compléter Le destinataire de cette enveloppe sera : > Pour les professionnels de santé libéraux de la région Occitanie : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. Un mail vous informera alors de cette modification. | ||||||||
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Le service Medimail vous informe par l'envoi d'une notification sur votre adresse mail que quelqu’un vous a écrit. Vous pouvez suivre le lien pour vous inscrire et lire son message si vous ne possédez pas encore votre compte Medimail. Pour cela, veuillez suivre la procédure d'inscription :
La réception d'un Medimail vous est notifiée par un email envoyé à votre adresse mail habituelle. Le message contient un lien vous permettant d'accéder directement à l'enveloppe reçue. Vous pouvez aussi vous connecter au service Medimail puis ouvrir vos enveloppes et sélectionner les courriers dans la liste de réception. L'ouverture est inscrite dans le journal des évènements de l'enveloppe. Une notification est envoyée à l'expéditeur et aux destinataires s'ils l'ont spécifié dans le paramétrage de leur compte. Chaque évènement sur une enveloppe Medimail (création, scellement, ouverture…) peut faire l’objet d’une notification sur la boîte mail des utilisateurs concernés (expéditeurs et destinataires). Pour modifier et limiter la réception des notifications de Medimail, chaque utilisateur a la possibilité d’accéder au paramétrage de réception des notifications de son compte de la manière suivante : Cliquez sur votre nom qui apparaît en haut à gauche et sélectionner dans le menu déroulant « Paramètres du compte » En cliquant sur l’onglet [Notifications], vous arrivez à l’interface qui permet d’activer ou non les options de notifications. | ||||||||
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Si le Medimail contient des documents, il vous suffit de cliquer sur le lien pour ouvrir ou télécharger le fichier. L'ergonomie diffère selon la nature et la configuration de votre navigateur. Lorsque vous vous connectez à votre compte, vous affichez la liste des enveloppes reçues . Le menu de gauche vous permet de naviguer entre ces trois listes :
La navigation est simple. Les enveloppes sont listées par pages de 20. Pour naviguer entre les différentes pages, utilisez les liens qui s'affichent en fonction de la page active.
Vous pouvez trier l'affichage des enveloppes selon l'expéditeur, le sujet, la date (qui est le tri par défaut) ou la taille. Pour cela, cliquez sur l'en-tête de la colonne correspondante (tri croissant). Recliquez pour inverser le sens du tri (tri décroissant). Vous pouvez effectuer des recherches sur l'objet du Medimail. Le résultat de la recherche n'affichera alors que les enveloppes dont le sujet comprend le contenu du champ Rechercher. Pour supprimer le résultat de la recherche, cliquez sur l'icône à côté de la valeur du filtre Vous pouvez accéder à toutes les propriétés d'un Medimail en ouvrant l'enveloppe. Sur la partie inférieure de la page, un bloc retranscrit les évènements qui sont liés au mail. À chaque évènement sont spécifiées la date et l'heure, ainsi que la personne à l'origine de l'évènement. Chaque évènement peut faire l'objet d'une notification envoyée à l'auteur ou aux destinataires en fonction du paramétrage de leur compte. Dans la section « Propriétés du contact », vous pouvez cocher la case « Favoris » afin d'enregistrer ce contact dans votre liste de favoris. Cette liste est accessible juste au-dessus du champ « A ». En cliquant sur une entrée de cette liste, vous ajoutez votre contact directement dans le champ « A ». Pour supprimer un contact de vos favoris, il suffit de le rechercher dans l'annuaire et de décocher la case « Favoris ». La prise en compte des ajouts ou des suppressions des favoris est immédiate, mais l'annuaire doit être rechargé pour rafraichir la liste. | ||||||||
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Vous devez avoir un compte certifié (validé par une structure de rattachement) pour avoir l'accès au bouton "Nouveau message" dans Medimail. Pour commencer, cliquez sur Nouveau message dans la rubrique Mes enveloppes de votre compte Medimail. Vous pouvez sélectionner les destinataires dans l'annuaire Medimail en cliquant sur le lien « A » ou entrer leur adresse directement dans le champ correspondant. Le champ « Cc » est à privilégier pour l'ajout des destinataires dont la réponse est la bienvenue, mais n'est pas nécessaire. Lorsque vous avez choisi les destinataires, entrez un objet puis vous pouvez ensuite rédiger votre message et y joindre des fichiers. Si vous échangez des informations médicales concernant un patient, vous devez obtenir le consentement éclairé, explicite et exprès du patient. Lorsque votre enveloppe est prête, cliquez sur le bouton Envoyer. Le service va alors chiffrer et sceller votre enveloppe Medimail. Une notification de scellement vous sera envoyée. Vos destinataires recevront la notification de réception du Medimail.
La taille maximale est de 6 Mo pour l’ensemble des pièces jointes dans un message. Si cela dépasse, il faut fractionner en plusieurs enveloppes. La durée de rétention est de 3 mois. Pour répondre au Medimail, cliquez sur le bouton Répondre. La réponse consiste à créer et envoyer une nouvelle enveloppe. Le champ des destinataires est automatiquement renseigné avec l'adresse de l'auteur de l'enveloppe reçue, et le corps du message reprend le contenu de l'enveloppe. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs destinataires et rédiger votre enveloppe et ajouter des pièces jointes. Cliquez sur le bouton Envoyer pour valider le scellement et l'envoi de votre réponse. Le journal des évènements de la première enveloppe est alors complété par l'évènement suivant. Le bouton Déléguer (transférer) vous permet de faire suivre l'enveloppe à un autre destinataire en lui déléguant vos droits sur l'enveloppe. Cliquer sur le bouton puis renseignez le champ avec l'adresse du nouveau destinataire (saisie directe ou recherche dans l'annuaire Medimail via le bouton Rechercher). Cliquer sur le bouton Valider pour effectuer l'envoi. | ||||||||
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Par défaut, la création d'un compte Medimail implique l'entrée de l'utilisateur dans l'annuaire Medimail dès que le compte est certifié. Si le compte a été préinscrit par une structure, l'utilisateur apparait déjà dans l'annuaire Medimail. Sa fiche est alors mise à jour. Pour ne pas figurer dans l'annuaire Medimail, vous avez la possibilité de vous mettre en liste rouge à travers le paramétrage de votre compte. L'annuaire Medimail est accessible de deux manières :
Critères de rechercheUne recherche dans l'annuaire Medimail peut se faire sur 6 critères :
Le fait de passer votre compte en liste rouge rendra ce dernier invisible dans l'annuaire Medimail. Pour le faire :
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Medimail est interopérable avec l'Espace de Confiance de l'ASIP. Cela signifie que Medimail est en capacité de communiquer avec toutes les messageries qui seront reconnues " MSSanté Compatible ". Medimail va intégrer les messageries officielles réservées aux professionnels de santé au titre de la MSSanté. Un utilisateur Medimail pourra donc communiquer avec un correspondant MSSanté et réciproquement. Chaque utilisateur Medimail se verra associer à son mail classique un alias de type Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. qui sera remonté au niveau de l'annuaire national. | ||||||||
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Medimail peut être utilisé à travers un simple navigateur et un accès Internet. Il peut donc être accessible sur un terminal mobile comme les smartphones ou les tablettes. Toutefois, dans le cadre de l'Espace de Confiance de l'ASIP, il est obligatoire de garantir une authentification forte en utilisant une Carte Professionnel de Santé (CPS) ou un dispositif de certification logicielle équivalent. Le MiPih développe donc sur Androïd et iOS un dispositif équivalent. Cette solution permet de se connecter à Medimail en attestant l'identité et la qualité professionnelle de l'utilisateur qui accède à ce service avec un terminal mobile. | ||||||||
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Vous venez de vous inscrire et le message suivant s'affiche en haut de votre écran
" Votre compte n'a pas encore été validé. Vous avez donc un accès restreint aux fonctionnalités de Medimail. Un accès restreint aux fonctionnalités de Medimail signifie que vous ne pouvez pas créer de nouveaux messages ou et vous n'accédez pas à l'annuaire. Cela vient du fait que votre compte n'a pas été validé ou n'a pas été rattaché à une structure connue par Medimail. En région Midi-Pyrénées Pour être rattaché à l'URPS ,Midi-Pyrénées, il faut avoir sélectionné la région "Midi-Pyrénées" et avoir coché à OUI la case Activité Libérale. Dans ce cas, vous êtes bien rattaché à la structure URPS et un administrateur validera votre compte sous 2 jours. Si vous n'êtes pas sûr d'avoir renseigné correctement les zones région et activité libérale, vous pouvez les vérifier et les corriger :
Hors région Midi-Pyrénées Les professionnels de santé n'ont pas de structure de rattachement connu par Medimail. Dès lors, il n'est pas possible de valider votre compte. Toutefois, nous mettons en place des expérimentations dans d'autres régions. Si vous souhaitez y participer, nous pouvons vous ouvrir un accès à toutes les fonctionnalités de Medimail sur simple demande. | ||||||||
sans installation sur le poste client,
MiPih agréé hébergeur de données de santé
Medimail
