Medimail
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Qu'est-ce que Medimail ?

Medimail est une Messagerie Sécurisée de Santé.

Medimail garantit la confidentialité, la sécurité et la traçabilité de tous vos échanges électroniques, ainsi que l'inviolabilité du contenu de vos fichiers.

A l'image du principe de la lettre postale recommandée à accusé de réception, le service Medimail permet l'acheminement et la gestion des enveloppes et des pièces attachées. Les enveloppes Medimail sont sécurisées de façon unique.

Conforme à la législation et d'une grande souplesse, il facilite toute correspondance avec les professionnels de santé. Les échanges entre hôpitaux, médecins libéraux, laboratoires d'analyses et organismes liés à la santé deviennent simples et économiques.

Quels sont les avantages à utiliser Medimail comme solution de Messagerie Sécurisée de Santé ?

Medimail est un service simple à utiliser :

De plus, Medimail est MSSanté Compatible.

Quel est le principe de fonctionnement de Medimail ?

Medimail s'appuie sur le concept du coffre-fort électronique qui joue le rôle de tiers de confiance entre l'expéditeur et le destinataire.

Un système de notifications permet d'informer en temps réel de tous les évènements qui affectent l'enveloppe Medimail (scellement, ouverture, délégation…) dans ce coffre-fort. Un processus de notarisation des évènements permet d'assurer la traçabilité de tous les échanges sans limites de temps au niveau du coffre-fort.

Comment puis-je m'inscrire à Medimail ?

Je peux recevoir un mail m'informant qu'une enveloppe Medimail m'a été transmise ou je me connecte directement au service. La première fois, la démarche est la même :

Avec quoi puis-je me connecter ?

Tous les navigateurs classiques, tels Internet Explorer, Firefox, Chrome ou Safari sont supportés dans des versions récentes.

Sur iPhone et Android, l'accès est aussi possible avec le navigateur embarqué.

Une application mobile est disponible sur le store Android (et prochainement sur iOS).

Quelles sont les caractéristiques de Medimail ?

Quelles sont les conformités de Medimail ?

Lorsque j'utilise Medimail, puis-je communiquer avec d'autres Messageries Sécurisées de Santé ?

Le MiPih est Opérateur de Messagerie MSSanté Compatible avec sa solution Medimail.

Medimail peut donc communiquer avec d'autres Messagerie Sécurisée de Santé si ces dernières sont MSSanté compatible à travers l'Espace de Confiance de l'ASIP.

Une passerelle Apicrypt permet également la communication avec les adresses Apicrypt.

Les documents reçus via Medimail peuvent-ils s'intégrer dans mon logiciel médical ?

Le MiPih propose aux éditeurs de logiciels médicaux des fonctionnalités pour leur permettre d'intégrer directement les documents reçus via Medimail.

Ces derniers doivent prendre contact avec le MiPih à travers l'espace éditeur.

Quelles sont les garanties de sécurité et de pérennité de la solution Medimail ?

Le MiPih est un Groupement d'Intérêt Public agréé hébergeur de données de santé. Ainsi, les informations sont protégées conformément à l'éthique médicale et à la déontologie professionnelle. C'est la traduction dans l'espace numérique du secret médical, c'est à dire du caractère confidentiel des informations.

Une empreinte numérique identifie le document et garantit qu'aucune modification volontaire ou involontaire n'a eu lieu pendant son transfert.

Medimail crée automatiquement les preuves d'un échange et les gère conjointement au mail. Le Medimail est “mis au coffre” sur le serveur avec sa fiche de suivi. Les interlocuteurs sont informés en temps réel.

Un établissement de santé peut-il utiliser Medimail ?

Les établissements peuvent utiliser Medimail de manière classique en se connectant au portail Medimail.

Ils ont aussi la possibilité d'intégrer Medimail à leur serveur de messagerie et à leur DPI (Dossier Patient Informatisé).

Je viens de recevoir une notification Medimail, que dois-je faire ?

Le service Medimail vous informe par une notification reçue sur votre mail habituel que quelqu'un vous a écrit. En cliquant sur le lien présent dans la notification, vous pourrez vous inscrire et lire votre message si vous ne possédez pas encore votre compte Medimail. Si vous possédez déjà un compte Medimail, il vous suffit d'entrer le mot de passe associé dans le champ « Mot de passe ».

A quoi correspond la notion de rattachement à une structure ?

En fonction des informations renseignées lors de votre inscription, votre compte sera soumis à une validation auprès d'une structure de rattachement pour être certifié. Si les informations données ne sont pas suffisantes pour vous rediriger vers une structure, vous serez catégorisé comme utilisateur orphelin avec des droits limités.

L'administrateur de la structure, qui a hérité de votre compte, est chargé de gérer ses utilisateurs, d'attribuer un nombre d'enveloppes, de mettre à jour des informations, de réinitialiser les mots de passe, etc.

Dans un premier temps, le compte créé aura un statut « en attente de validation ». L'administrateur de la structure devra contrôler vos informations afin de vous accepter ou vous rejeter.

Sans être rattaché à une structure, votre compte ne peut que répondre à l'expéditeur d'une enveloppe et pourra toujours recevoir des enveloppes sans limitation. L'annuaire ne sera pas non plus accessible. Pour obtenir un quota plus élevé d'envois, il vous faut contacter votre référent afin de régulariser votre situation.

Quelle est la différence entre un compte certifié (donc validé) et non validé ?

Un compte certifié (validé) peut :

Un compte non validé :

Est-ce que Medimail permet de communiquer avec des professionnels qui ne sont pas dans le périmètre de la carte CPS ?

C'est un des points forts de Medimail.

Medimail permet de communiquer de manière sécurisée des dossiers sensibles sur un périmètre élargi à d'autres sphères.

Voici comme exemple, une liste basée sur les besoins recensés pour le CHU de Toulouse :

S'authentifier à Medimail

J'ai perdu mon mot de passe

Il suffit de cliquer sur le lien « Vous n'arrivez pas à accéder à votre compte ? » de l'écran de connexion. Une série de questions vous permettra de ré-initialiser votre mot de passe :

Mon identifiant est mon mail ?

Pour un accès simplifié et facile à mémoriser, votre mail habituel est utilisé comme identifiant de connexion.

La première information importante qui vous est demandée est l'adresse mail que vous voulez rattacher à votre compte Medimail. C'est cette adresse qui vous servira d'identifiant. C'est aussi à cette adresse que seront envoyées les différentes notifications Medimail, en particulier celles annonçant la réception d'enveloppes.

Veillez à bien écrire cette adresse dans le champ correspondant et à la vérifier.

Si vous vous inscrivez en ayant suivi le lien présent dans une notification de réception, vous ne pourrez pas modifier l'adresse : c'est celle où vous avez reçu cette notification.

Si l'adresse mail fournie n'est pas valide (compte inexistant) ou si la boîte de réception correspondante est pleine, vous ne recevrez pas de notifications :

Je n'arrive pas à voir la page d'accueil du site de Medimail.

L'accès au service Medimail s'utilise par Internet. Vérifiez que votre accès fonctionne et si medimail.mipih.fr ne répond pas, contactez le support technique.

Mon compte est bloqué

Medimail limite le nombre de tentatives de connexion avec un mauvais mot de passe.

Ainsi, après plusieurs échecs, votre compte est verrouillé.

Pour le débloquer, vous devez réinitialiser votre mot de passe en suivant la procédure accessible depuis le lien « Vous n'arrivez pas à accéder à votre compte ? » de l'écran de connexion. Il suffit alors de :

Que conseillez-vous pour créer un mot de passe fort ?

Le mot de passe, associé à votre adresse mail, vous permettra de vous identifier pour accéder à votre compte Medimail.

Il doit être robuste et fiable pour limiter les risques d'usurpation d'identité. Un calcul de robustesse est effectué et est représenté sur une jauge. Un mot de passe de niveau insuffisant ne sera pas accepté.

Votre mot de passe doit comporter au minimum 7 caractères, mélanger lettre(s) et chiffre(s), et posséder au moins une majuscule ou un caractère non alphanumérique.

Pour augmenter la robustesse de votre mot de passe, nous vous conseillons de suivre ces quelques règles :

Mon compte

Pour modifier les paramètres de mon compte

À tout moment, vous pouvez modifier les données personnelles de votre compte Medimail.

Pour cela :

Je souhaite modifier ou changer mon adresse mail, comment dois-je procéder ?

L'adresse mail est une clé unique et non modifiable dans le fonctionnement de Medimail.

Si vous souhaitez changer l'adresse e-mail de votre compte MEDIMAIL, vous devez en exprimer la demande par l'envoi d'une enveloppe MEDIMAIL effectué à partir du compte concerné.

« Je soussigné, à compléter, déclare vouloir modifier l'adresse e-mail de mon compte MEDIMAIL. J'atteste que les données renseignées ci-dessous sont conformes.
Nom Prénom : à compléter
Adresse e-mail actuelle : à compléter
Nouvelle adresse e-mail : à compléter
RPPS ou ADELI : à compléter
Activité : à compléter
Adresse postale de l'activité : à compléter
Numéro de téléphone : à compléter »

Le destinataire de cette enveloppe sera :

Un mail vous informera alors de cette modification.

Les notifications (réception d'un message)

Je viens de recevoir une notification Medimail

Le service Medimail vous informe par l'envoi d'une notification sur votre adresse mail que quelqu'un vous a écrit. Vous pouvez suivre le lien pour vous inscrire et lire son message si vous ne possédez pas encore votre compte Medimail. Pour cela, veuillez suivre la procédure d'inscription :

Comment ouvrir une enveloppe sécurisée ?

La réception d'un Medimail vous est notifiée par un email envoyé à votre adresse mail habituelle.

Le message contient un lien vous permettant d'accéder directement à l'enveloppe reçue.

Vous pouvez aussi vous connecter au service Medimail puis ouvrir vos enveloppes et sélectionner les courriers dans la liste de réception.

L'ouverture est inscrite dans le journal des évènements de l'enveloppe. Une notification est envoyée à l'expéditeur et aux destinataires s'ils l'ont spécifié dans le paramétrage de leur compte.

Je reçois trop de notifications. Comment puis-je paramétrer la réception de ces notifications ?

Chaque évènement sur une enveloppe Medimail (création, scellement, ouverture…) peut faire l'objet d'une notification sur la boîte mail des utilisateurs concernés (expéditeurs et destinataires).

Pour modifier et limiter la réception des notifications de Medimail, chaque utilisateur a la possibilité d'accéder au paramétrage de réception des notifications de son compte de la manière suivante :

Cliquez sur votre nom qui apparaît en haut à gauche et sélectionner dans le menu déroulant « Paramètres du compte »

En cliquant sur l'onglet [Notifications], vous arrivez à l'interface qui permet d'activer ou non les options de notifications.

Rechercher, lire et gérer ses messages sécurisés

Comment récupérer les pièces jointes de l'enveloppe Medimail ?

Si le Medimail contient des documents, il vous suffit de cliquer sur le lien pour ouvrir ou télécharger le fichier. L'ergonomie diffère selon la nature et la configuration de votre navigateur.

Comment fonctionne l'interface Medimail pour gérer mes enveloppes ?

Lorsque vous vous connectez à votre compte, vous affichez la liste des enveloppes reçues . Le menu de gauche vous permet de naviguer entre ces trois listes :

Vous pouvez à tout moment revenir sur ces listes en cliquant sur le lien Mes enveloppes.

La navigation est simple. Les enveloppes sont listées par pages de 20. Pour naviguer entre les différentes pages, utilisez les liens qui s'affichent en fonction de la page active.

Comment trier mes enveloppes ?

Vous pouvez trier l'affichage des enveloppes selon l'expéditeur, le sujet, la date (qui est le tri par défaut) ou la taille.

Pour cela, cliquez sur l'en-tête de la colonne correspondante (tri croissant). Recliquez pour inverser le sens du tri (tri décroissant).

Comment rechercher un Medimail ?

Vous pouvez effectuer des recherches sur l'objet du Medimail.

Le résultat de la recherche n'affichera alors que les enveloppes dont le sujet comprend le contenu du champ Rechercher.

Pour supprimer le résultat de la recherche, cliquez sur l'icône à côté de la valeur du filtre.

Comment voir tous les événements qui ont affecté mon enveloppe Medimail ?

Vous pouvez accéder à toutes les propriétés d'un Medimail en ouvrant l'enveloppe. Sur la partie inférieure de la page, un bloc retranscrit les évènements qui sont liés au mail.

À chaque évènement sont spécifiées la date et l'heure, ainsi que la personne à l'origine de l'évènement.

Chaque évènement peut faire l'objet d'une notification envoyée à l'auteur ou aux destinataires en fonction du paramétrage de leur compte.

Puis-je créer une liste d'utilisateurs favoris ?

Dans la section « Propriétés du contact », vous pouvez cocher la case « Favoris » afin d'enregistrer ce contact dans votre liste de favoris.

Cette liste est accessible juste au-dessus du champ « A ».

En cliquant sur une entrée de cette liste, vous ajoutez votre contact directement dans le champ « A ».

Pour supprimer un contact de vos favoris, il suffit de le rechercher dans l'annuaire et de décocher la case « Favoris ».

La prise en compte des ajouts ou des suppressions des favoris est immédiate, mais l'annuaire doit être rechargé pour rafraichir la liste.

Envoyer des messages sécurisés

Comment envoyer des messages sécurisés ?

Vous devez avoir un compte certifié (validé par une structure de rattachement) pour avoir l'accès au bouton "Nouveau message" dans Medimail.

Pour commencer, cliquez sur Nouveau message dans la rubrique Mes enveloppes de votre compte Medimail.

Vous pouvez sélectionner les destinataires dans l'annuaire Medimail en cliquant sur le lien « A » ou entrer leur adresse directement dans le champ correspondant.

Le champ « Cc » est à privilégier pour l'ajout des destinataires dont la réponse est la bienvenue, mais n'est pas nécessaire.

Lorsque vous avez choisi les destinataires, entrez un objet puis vous pouvez ensuite rédiger votre message et y joindre des fichiers.

Si vous échangez des informations médicales concernant un patient, vous devez obtenir le consentement éclairé, explicite et exprès du patient.

Lorsque votre enveloppe est prête, cliquez sur le bouton Envoyer. Le service va alors chiffrer et sceller votre enveloppe Medimail. Une notification de scellement vous sera envoyée. Vos destinataires recevront la notification de réception du Medimail.

Quelle taille pour mes pièces jointes ?

La taille maximale est de 6 Mo pour l'ensemble des pièces jointes dans un message. Si cela dépasse, il faut fractionner en plusieurs enveloppes.

Puis-je laisser mes enveloppes ? Vont-elles être effacées ?

La durée de rétention est de 3 mois.

Les évènements sur les enveloppes sont conservés de manière illimitée.

Comment répondre à un message Medimail de manière sécurisée ?

Pour répondre au Medimail, cliquez sur le bouton Répondre.

La réponse consiste à créer et envoyer une nouvelle enveloppe.

Le champ des destinataires est automatiquement renseigné avec l'adresse de l'auteur de l'enveloppe reçue, et le corps du message reprend le contenu de l'enveloppe.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs destinataires et rédiger votre enveloppe et ajouter des pièces jointes.

Cliquez sur le bouton Envoyer pour valider le scellement et l'envoi de votre réponse.

Le journal des évènements de la première enveloppe est alors complété par l'évènement suivant.

Comment transférer mon enveloppe Medimail à un autre destinataire ?

Le bouton Déléguer (transférer) vous permet de faire suivre l'enveloppe à un autre destinataire en lui déléguant vos droits sur l'enveloppe.

Cliquer sur le bouton puis renseignez le champ avec l'adresse du nouveau destinataire (saisie directe ou recherche dans l'annuaire Medimail via le bouton Rechercher).

Cliquer sur le bouton Valider pour effectuer l'envoi.

L'annuaire des Professionnels de Santé

Peuplement de l'annuaire

Par défaut, la création d'un compte Medimail implique l'entrée de l'utilisateur dans l'annuaire Medimail dès que le compte est certifié.

Si le compte a été préinscrit par une structure, l'utilisateur apparait déjà dans l'annuaire Medimail. Sa fiche est alors mise à jour.

Pour ne pas figurer dans l'annuaire Medimail, vous avez la possibilité de vous mettre en liste rouge à travers le paramétrage de votre compte.

Comment effectuer une recherche dans l'annuaire ?

L'annuaire Medimail est accessible de deux manières :

Critères de recherche

Une recherche dans l'annuaire Medimail peut se faire sur 6 critères :

Comment puis-je modifier mon compte Medimail pour être sur liste rouge ?

Le fait de passer votre compte en liste rouge rendra ce dernier invisible dans l'annuaire Medimail.

Pour le faire :

Le formulaire d'identification vous permet de modifier cette option située dans l'avant-dernière section.

Medimail et la MSSanté

Comment se positionne Medimail par rapport à la MSSanté ?

Medimail est interopérable avec l'Espace de Confiance de l'ASIP. Cela signifie que Medimail est en capacité de communiquer avec toutes les messageries qui sont reconnues "MSSanté Compatible".

Medimail intègre les messageries officielles réservées aux professionnels de santé au titre de la MSSanté.

Un utilisateur Medimail peut donc communiquer avec un correspondant MSSanté et réciproquement. Chaque utilisateur Medimail se verra associer à son mail classique un alias de type xxx@medimail.mssante.fr qui sera remonté au niveau de l'annuaire national.

Message d'alerte ou d'erreur sur l'interface Medimail

Votre compte n'a pas encore été validé. Vous avez donc un accès restreint aux fonctionnalités de Medimail.

Vous venez de vous inscrire et le message suivant s'affiche en haut de votre écran

Un accès restreint aux fonctionnalités de Medimail signifie que vous ne pouvez pas créer de nouveaux messages ou et vous n'accédez pas à l'annuaire.

Cela vient du fait que votre compte n'a pas été validé ou n'a pas été rattaché à une structure connue par Medimail.